CRYO, kuten muutkin järjestöt, koostuu ihmisistä, joidenka tietoja tarvitaan jäsenpalveluiden, erilaisten tapahtumien sekä kaikenkarvaisen tiedottamisen tarpeisiin. Koska emme kuitenkaan halua Cyberpunkin maailmasta todellisuutta, pidämme huolta, että tietosuoja-asiat ovat kunnossa. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme Sinulle, mitä tietoja me keräämme, missä niitä pidämme, kuka niitä hallinnoi ja mitä varten tietoja kerätään.

 

Tietojen käsittelijät

Koko hallitus käsittelee yhdessä tietosuojavastaavan kanssa kaikkia CRYOn tietoja, poislukien jäsenrekisterin, joka on pääasiallisesti jäsenvastaavan/tietosuojavastaavan hallinnassa.

CRYOn tiedoista pitää huolta tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava on myös jäsenvastaava, koska molemmissa tehtävissä hallinnoidaan ihmisten tietoja. Tietosuojavastaavan tehtäviin kuuluu pitää huolta ihmisten tiedoista turvallisessa paikassa, että ne eivät vuoda sivullisille. Hän pysyy myös ajantasalla, mitä henkilötietoja CRYOlla on. Jäsenvastaava, eli myös tietosuojavastaava, hallinnoi jäsenrekisteriämme.

Tietosuojavastaava on pääasiallinen yhteyshenkilö kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.

 

Mitä tietoja kerätään, miten ja tietojen säilytys

Kerättäviä tietoja:

• Jäsenrekisteri
• Tapahtumia varten kerätyt tarpeelliset tiedot (osallistujat, erikoisruokavaliot, yhteystiedot tms.)
• Sähköpostilistaan kirjattavat tiedot (osoite).
•  Kokouspöytäkirjoihin kirjoitettavat tiedot.
• Tapahtumiin liittyviä tietoja (vieraskirja ja peli-ilmoittautumiset)
• Peli-iltoja varten Kuudennelle ringille kerättävät tiedot (nimi ja ikä)
• Pelien lainavihko (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Verkkosivulla edellisen hallituksen kokoonpano (nimi ja toimi), ja tapahtumien järjestäjien yhteystietoja
• Valokuvat tapahtumista.
• Tilitiedot maksuasioissa (nimi, tilinumero, maksun aihe)

Tietoja kerätään henkilöiltä suoraan. Emme kysele tai osta tietojasi muilta osapuolilta. Valokuvatessa pyydämme kuvassa olijoilta lupaa.

Tapahtumia varten kerättäviä tietoja säilytetään vain tarvittavan ajan. Kun tapahtumat ovat ohi, ja tiedot eivät ole enää tarpeellisia, ne hävitetään. Tapahtumien tietoja voidaan säilyttää paperisena tai digitaalisena, esimerkiksi pilvipalvelussa.

Pitempään säilytettäviä tietoja ovat jäsenrekisteri, postituslista, lainavihko, vieraskirja, valokuvat, Hall of Fame ja hallituksen toimintaan liittyvät viralliset tiedot (pöytäkirjat jne.). Näitä tietoja säilytetään toistaiseksi, ellei niitä erikseen pyydetä poistettavaksi (poislukien pöytäkirjat ja muut viralliset dokumentit).

Sinulla on oikeus halutessasi pyytää tietojasi poistettavaksi. Huomaathan, että kaikkien palveluiden tarjoaminen sinulle ei ole mahdollista, jos tietojasi poistetaan. Emme esimerkiksi voi tiedottaa sinulle sähköpostitse, jos meillä ei ole sähköpostiosoitettasi.

 

Mitä varten tietoja kerätään

CRYO kerää tietoja toimintaansa varten. Mahdollistamme tietoja keräämällä muunmuassa palveluja tapahtumiimme, kuten esimerkiksi allergiat huomioon ottavan ruokatarjoilun, tai Ropeconbussin istumapaikan. Jäsenrekisterillä mahdollistamme jäsenille tarkoitetut edut, kuten erilaiset alennukset. Yhteystietoja käytämme tiedottamiseen. Lainakirjaan kerättäviä yhteystietoja käytetään tarvittaessa, jos tulee ongelmia lainauksen kanssa. Valokuvin ikuistamme tapahtumamme, ja jaamme Facebook-tapahtumissa tapahtuman tunnelmaa.

Peli-iltalomakkeet lähetetään Kuudes Rinki ry:lle, jonka kautta saamme Oulun kaupungilta rahallista tukea, koska tuemme nuorten päihteetöntä pelitoimintaa.

Viralliset dokumentit, kuten hallituksen pöytäkirjat, mahdollistavat järjestön olemassaolon.

Tilitietoja kerätään vain tarvittaessa yksittäisten maksutapahtumien hoitamiseksi.

 

Jäsenrekisteri

CRYO pitää jäsenrekisteriä jäsenistämme. Rekisterissä kirjataan seuraavat tiedot:

• Nimi
• Kotikunta
• Sähköposti
• Postiosoite
• Oulun Ylioppiaskunnan jäsenyys (kyllä/ei)
• Jäsenyyden kesto (vuosi/ainais)

Tietoja kerätään jäsenpalveluita varten, kuten esimerkiksi tiedottaminen. Pyrimme pitämään tiedot ajantasalla, ja jos tietosi muuttuvat, niin ota yhteyttä jäsenvastaavaan.

Jäsenrekisteriä pitää hallussaan jäsenvastaava, ja hallitus voi hänen kauttaan päästä tutkailemaan rekisteriä. Jäsenrekisteri on digitaalisessa muodossa, mutta ei verkossa.

Jäsenvastaava toimii myös tietosuojavastaavana. Eli jos sinulla on jotain kysyttävää tietotosuojasta tai tiedoistasi,  ota yhteyttä jäsenvastaavaan.  Halutessasi voit pyytää tietosi poistettavaksi tai unohdetuksi.

Mikäli tietosi muuttuvat, ota yhteyttä jäsenvastaavaan, jotta hän voi päivittää tietosi rekisteriin.

 

Kolmannet osapuolet

Emme anna tietojasi kolmansille osapuolille, mutta tähän poikkeuksena on, jos teemme yhteistoimintaa esimerkiksi toisen järjestön kanssa.

Teemme erityisesti yhteistoimintaa Kuudes Rinki ry:n kanssa muunmuassa peli-iltojen muodossa. Kuudes Rinki ry on oululaista pelikulttuuria edistävä järjestö, joka saa Oulun kaupungilta rahaa nuorisotyötä varten. Tätä rahaa Kuudes Rinki ry jakaa oululaisille roolipeliyhteisöille, jotka ovat lähettäneet Kuudes Rinki ry:lle peliryhmälomakkeen ja hakevat pelikuluihinsa avustuksia. Näitä avustuksia haetaan myös CRYOlle peli-iltalomakkeiden ja muissa tapahtumissa kerättyjen lomakkeiden, sekä näiden ohessa kerättyjen kuittien (jotka osoittavat pelikuluja) avulla. Kaikki nämä lomakkeet ovat täysin vapaaehtoisesti täytettäviä, joihin henkilöt itse kirjoittavat nimensä ja mahdollisesti syntymäaikansa joka kerta erikseen. Kuitteja ei myöskään yhdistetä kehenkään tiettyyn henkilöön, vaan käsitellään yleisesti peliryhmälomakkeen ohessa.

Muissa yhteistyötapahtumissa käsittelemme ainoastaan mahdollisia tapahtumailmoittautumistietoja toisen järjestön kanssa, ja nämä poistetaan silloin kun niitä ei enää tarvita tapahtuman tarkoituksiin.

 

Oikeutesi

EU:n tietosuojalain nojalla sinulla on oikeuksia tietoihisi, ja niiden suojaan. Sinulla on oikeus tarkastaa kaikki sinua koskevat rekisteritiedot. Voit myös pyytää oikaisemaan, täydentämään tai poistamaan henkilötietojasi. Halutessasi voit tulla myös unohdetuksi. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä, automaattomista päätöksen tekoa sekä profilointia. Sinulla on oikeus saada tietää henkilötietojen tietoturvaloukkauksista. Sinulla on myös oikeus valittaa tietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Suosittelemme tutustumaan EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen lisätietoja varten EU:n sisäisestä tietosuojasta (voimassa 25.5.2018 eteenpäin).

 

Muutokset tietosuojalauseekkeeseen

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä tällä verkkosivulla. Muutokset voivat perustua lainsäädännön muutokseen tai oman toimintamme muutoksiin.

 

Yhteystiedot

Jos haluat tarkastella, muokata, poistaa tai unhoituttaa tietojasi, ota tietosuojavastaavaan yhteyttä. Tietosuojavastaavaan voi ottaa yhteyttä sähköpostitse: jasenvastaava @ cryo.fi

Voit ottaa yhteyttä myös hallitukseen, jos sinulla on jotain kysyttävää. Hallitukseen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse hallitus @ cryo.fi